organizowanego
14-15 września 2020r. przez Polską Izbę Fleksografów

1. MISJA i WPROWADZENIE

1.1.Misją Polską Izby Fleksografów (zwanej dalej „PIF„)  w ramach działań statutowych – jest także dostarczanie – na neutralnej platformie organizacyjnej jakim jest coroczne Forum Fleksograficzne (zwane dalej „Forum„) – informacji i wiedzy, w tym technicznej, celem wymiany idei czy rozwiązań mających na celu podniesienie poziomu kompetencji i konkurencyjności branży opakowań giętkich, etykiet ale także bibuł oraz pudeł z tektury falistej przy zastosowaniu fleksograficzne technologii zadruku.
1.2. Forum składa się z konferencji oraz  miniwystawy.
1.3. Forum organizowane jest przez PIFhotelu  Król Kazimierz  ul. Puławska 86, 24-120 Kazimierz Dolny   (zwanym dalej „Hotelem”).
1.4. Postanowienia REGULAMINu stosowane są wobec:
1.4.1. Firm prowadzących  działalność gospodarczą, w tym produkcyjną w Polsce,
1.4.2. Firm prowadzących działalność gospodarczą w Polsce będących przedstawicielami / dystrybutorami firm zagranicznych jako polska firma handlowa,
1.4.3. Firm prowadzących działalność gospodarczą-produkcyjną poza granicami Polski,
1.4.4. Polskich i zagranicznych organizacji branżowych jak i osób fizycznych,
które:
a)  dokonują wykładu-prezentacji podczas konferencji (zwanych dalej “Partnerem merytorycznym” lub zamiennie „Wykładowcą”) lub
b)  biorą udział w Wystawie nie wygłaszając wykładu podczas konferencji (zwanych dalej „Partnerem-wystawcą”)
1.4.5. Sponsorów wspierających Forum .
1.5. Firma wymieniona w pkt. 1.4.1 , która wytwarza produkty za granicą i sprzedaje je bezpośrednio lub za pośrednictwem firmy handlowej/dystrybującej w Polsce dokonuje bezpośrednio zgłoszenia wykładu i/lub ministoiska jak i ew.rozliczenia.
1.6. Integralnymi częściami REGULAMINu są: wypełniana on-lineKarta zgłoszenia udziału” w Forum (zwana dalej „Kartą„) oraz Cennik opłat udziałowych (zwany dalej „Cennikiem„) .

1.7. Podczas Forum  – w porozumieniu z Hotelem –  zastosowane zostaną procedury wynikające z krajowych rozporządzeń dla społeczeństwa i zachowania zdrowia, w tym „Wytyczne dla organizatorów spotkań biznesowych, szkoleń, konferencji i kongresów w trakcie epidemii SARS-CoV-2” Ministerstwa Rozwoju opracowane z Głównym Inspektorem Sanitarnym – aby zapewnić bezpieczeństwo uczestnikom. Partner zobowiązuje się do ścisłego przestrzegania takich procedur  pod rygorem odmowy – z winy Partnera – udziału w Forum z uwagi na stworzenie zagrożenia dla uczestników.

2. KONFERENCJA – WYKŁADY: 
2.1. Podczas konferencji można wygłosić 2 typy wykładów:

Ÿtyp A – technologiczny(neutralny)    typ B – firmowy/produktowy/komercyjny
(definicje – zawarte są także w wytycznych 2.4.1 i 2.4.2 poniżej  )

2.2. Partner merytoryczny/Wykładowca dostarcza PIF – wraz z dokonanym on-line zgłoszeniem – konspekt wykładu oraz profil zawodowy-CV  + zdjęcie Wykładowcy.
2.3. Zgłoszenia/rezerwacje telefoniczne, mejlowe lub podobne nie będą brane pod uwagę.
2.4. Format prezentacji-slajdu: 25,4×19,05 cm (pokaz na ekranie 4:3)-poziomy,  oprogramowanie-PowerPoint;

2.4.1 wytyczne dot.prezentacji typu A zawarte są poniżej:

 

 

 

 

2.4.2 wytyczne dot.prezentacji  typu B  zawarte są poniżej:

 

 

 

.

 2.5. Kolejność umieszczania wykładów ustala PIF z uwzględnieniem następujących preferencji dla chronologii:
a) wykłady sponsorów typu klasyczny (pozycje chronologicznie  1-2 określone w pakietach sponsorskich),
b) wykład/y neutralne „gościa/i specjalnego/ych”,
c) wykłady technologiczne- neutralne nt.rozwiązań technicznych (ale nie organizacyjnych i pochodnych) – tutaj decydują terminy: otrzymania mejlem prawidłowo wypełnionej Karty  z kompletem załączników i dostarczenia samej prezentacji,
d) firmowe wykłady produktowe/komercyjne – decydują terminy otrzymania prawidłowo wypełnionej Karty z kompletem załączników i dostarczenia samej prezentacji.
2.6. Wykładowca zobowiązany jest dostarczyć PIF wykład (prezentację) w języku polskim w formacie.ppt do 31.8.2020. Dostarczenie po tym terminie spowoduje:
2.6.1. przeniesienie czasu wygłoszenia wykładu na ostatnią pozycję programu drugiego dnia konferencji albo
2.6.2. wycofanie zgłoszonego wykładu z programu Forum w przypadku niedostarczenia prezentacji do 7.9.2020  (punkty 2.16 i 2.17 Regulaminu)
z uwagi na:
a) zahamowanie procesu przygotowania zgłoszonych prezentacji  do realizacji prawidłowego przebiegu konferencji/Forum oraz
b) uniemożliwienie opracowania wzornika materiału konferencyjnego kopiowanego na pendrajwy i  nagrania pendrajwów dla uczestników Forum
2.7. Zakwalifikowanie wykładu jako typ A następuje na podstawie deklaracji Wykładowcy wyrażonej w Karcie oraz oceny otrzymanej prezentacji dokonanej przez PIF. PIF ma prawo zweryfikować typ A prezentacji oddając do oceny ekspertowi zewnętrznemu, którego ocena jest ostateczna.
2.8. Wykładowca udziela PIF prawa do udostępnienia kopii prezentacji jako materiału konferencyjnego (patrz Rozdział 3 – Materiał konferencyjny) Forum.
2.9. Zgłoszenia prezentacji, na które Firma zgłaszająca nie udzieli zgody na wprowadzenie do materiału konferencyjnego nie będą potwierdzane i wprowadzane do programu konferencji.
2.10.PIF zapewnia komputer z podstawowym oprogramowaniem oraz projektor multimedialny niezbędne do instalacji pliku prezentacyjnego i wygłoszenia wykładu.
2.11. W przypadku Wykładowcy mówiącego w języku obcym, wykład musi być tłumaczony przez profesjonalnego tłumacza gwarantującego pełny merytoryczny przekład treści w sposób umożliwiający właściwy odbiór przez słuchaczy (głośność, wyrazistość, fachowe słownictwo). Koszty tłumaczenia wykładu pokrywa Partner/Wykładowca dokonujący zgłoszenia wykładu. Czas tłumaczenia wykładu komercyjnego wliczony jest w czas (10 lub 20 min) zgłoszonego w Karcie wykładu.
2.12. Firma zgłaszająca wykład wskazuje tłumacza i ponosi koszty tłumaczenia.
2.13. Wykładowca zobowiązany jest do zachowania dyscypliny harmonogramu – czas wygłaszania wykładu będzie mierzony. W przypadku przekroczenia przez Wykładowcę ustalonego limitu czasu prezentacja będzie przerywana, po uprzednim – minutę wcześniej – zasygnalizowaniu.
2.14. Wykłady typu B nie będą wydłużone ponad czas zadeklarowany i przewidziany w programie,
2.15. Wygłoszenie wykładu typu B w czasie poniżej zadeklarowanego limitu nie ma wpływu na zafakturowanie cennikowej stawki.
2.16. PIF ma prawo nie wprowadzić do programu lub wycofać z programu konferencji zgłoszony w Karcie wykład, jeśli jego tytuł i/lub treść odbiegają od tematyki Forum, opłata udziałowa nie zostanie terminowo wpłacona lub zostanie wpłacona niezgodnie z wyliczeniem czy też prezentacja zostanie dostarczona po 31.8.2020
2.17. Wstrzymanie wycofania prezentacji z programu konferencyjnego wymagać będzie dodatkowej opłaty wynoszącej 300 zł netto.
2.18. Wykładowca (1 osoba) ma prawo udziału w konferencji bez konieczności wnoszenia opłaty konferencyjnej.
2.19. Partner merytoryczny/Wykładowca nie ma prawa pozostawiać żadnych materiałów firmowych/reklamowych o swojej firmie, szczególnie drukowanych jak katalog, folder, wizytówek etc. na sali konferencyjnej, rozdawać ich na sali konferencyjnej przed, w trakcie wykładu lub po wykładzie, pozostawiać w recepcji i innych miejscach na terenie Forum, z wyjątkiem swojego ministoiska, jeżeli zgłosił uprzednio PIF wynajęcie ministoiska a także wytyczne wymienione w p.1.7 nie zabraniają dystrybucji materiałów jw. w ramach imprezy wystawiennicznej  – tym przypadku mini-Wystawy.

3.  MATERIAŁ KONFERENCYJNY
3.1. Materiałem konferencyjnym jest:
a) nośnik elektroniczny – pendrajw  z kopiami w formacie zamkniętego PDF dostarczonych/udostępnionych  przez Wykładowców prezentacji,
b)  składnik sponsoringu rzeczowego określony w pakiecie sponsorskim Forum, w przypadku jego  zgłoszenia PIF
przekazywany zarejestrowanym uczestnikom Forum.
3.2. Ulotki, prospekty, foldery, katalogi, filmy (także te wyświetlane podczas wykładu), animacje, gadżety etc. o charakterze komercyjnym – z wyjątkiem punktu 3.1b) powyżej – nie są materiałem konferencyjnym, nie mogą być dołączane do materiału konferencyjnego na nośniku jw. oraz nie mogą być rozdawane przed, w trakcie lub po dokonaniu wykładu podczas konferencji. Mogą one być dystrybuowane w ramach Forum jedynie na ministoisku zgodnie z rozdziałem 4. Partner Forum – mini-Wystawa.
3.3. Prezentacje powerpointowe wykładów przeznaczone do materiału konferencyjnego muszą być przygotowane w języku polskim. Przygotowane w innych wersjach językowych muszą zostać fachowo (terminologia) przetłumaczone na polski.