organizowanego
7-8 czerwca 2018 r. przez Polską Izbę Fleksografów

1. MISJA i WPROWADZENIE

1.1.Misją Polską Izby Fleksografów (zwanej dalej „PIF„)  w ramach działań statutowych – jest także dostarczanie – na neutralnej platformie organizacyjnej jakim jest doroczne Forum Fleksograficzne (zwane dalej „Forum„) – informacji technicznej celem wymiany idei czy rozwiązań mających na celu podniesienie poziomu kompetencji i konkurencyjności branży opakowań giętkich oraz etykiet  stosującej  fleksograficzną technologię zadruku.
1.2. Forum składa się z konferencji oraz  wystawy.
1.3. Forum organizowane jest przez PIF w  hotelu Filmar, ul. Grudziądzka 39-43,  87-100 Toruń  (zwanym dalej „Hotelem”).
1.4. Postanowienia REGULAMINu stosowane są wobec:
1.4.1. Firm i przedstawicieli firm prowadzących działalność gospodarczą w Polsce oraz
1.4.2. Osób fizycznych
wspierających Forum (zwanych “Partnerem”), które:
a)  dokonują wykładu-prezentacji podczas konferencji (zwanych dalej zamiennie „Wykładowcą”) i/lub
b)  biorą udział w Wystawie (wygłaszając lub nie wygłaszając wykładu podczas konferencji w ramach Forum) jako wystawca (zwanych dalej zamiennie „Wystawcą”)
1.4.3. Sponsorów, którzy są lub nie są Partnerem.
1.5. Firma wymieniona w pkt.  1.4.1 , która wytwarza produkty za granicą i sprzedaje je bezpośrednio lub za pośrednictwem firmy handlowej/dystrybującej w Polsce dokonuje bezpośrednio zgłoszenia wykładu i/lub ministoiska jak i ew.rozliczenia.
1.6. Integralnymi częściami REGULAMINu są: „Karta zgłoszenia udziału” w Forum (zwana dalej „Kartą”) oraz Cennik opłat udziałowych.

2. KONFERENCJA – WYKŁADY: 
2.1. Podczas konferencji można wygłosić 2 typy wykładów:

Ÿtyp A – technologiczny(techniczny)    typ B – firmowy/produktowy/komercyjny
(definicje )

2.2. Partner/Wykładowca dostarcza PIF – wraz z dokonanym zgłoszeniem – konspekt wykładu oraz profil zawodowy-CV wraz z + zdjęcie Wykładowcy.
2.3. Zgłoszenia/rezerwacje telefoniczne, mejlowe lub podobne bez kompletu dokumentów nie będą brane pod uwagę.
2.4. Format prezentacji-slajdu: 25,4×19,05 cm (pokaz na ekranie 4:3)-poziomy. Miejsce na logo firmowe dla typu B– prawy górny róg; oprogramowanie–.ppt -PowerPoint.
2.5. Kolejność umieszczania wykładów ustala PIF , z uwzględnieniem następujących preferencji dla chronologii:
a) wykłady sponsorów typu klasyczny (pozycje chronologicznie  1-2-3 określone w pakietach sponsorskich),
b) wykłady „gościa/i specjalnego/ych”,
c) wykłady technologiczne nt.rozwiązań technicznych (ale nie organizacyjnych i pochodnych) – decydują terminy: wpływu do PIF:  prawidłowo wypełnionej Karty  z kompletem załączników oraz dostarczenia samej prezentacji,
d) firmowe wykłady produktowe/komercyjne – decydują terminy: wpływu do PIF :  prawidłowo wypełnionej Karty z kompletem załączników oraz dostarczenia samej prezentacji.
2.6. Wykładowca zobowiązany jest dostarczyć PIF wykład (prezentację) w języku polskim w formacie.ppt do 23.5.2018. Dostarczenie po tym terminie spowoduje:
2.6.1. przeniesienie czasu wygłoszenia wykładu na ostatnią pozycję programu drugiego dnia konferencji albo
2.6.2. wycofanie zgłoszonego wykładu z programu Forum w przypadku niedostarczenia prezentacji do 1.6.2018  (punkty 2.16 i 2.17 Regulaminu)
z uwagi na:
a) zahamowanie procesu przygotowania zgłoszonych prezentacji  do realizacji prawidłowego przebiegu konferencji/Forum oraz
b) uniemożliwienie: opracowania wzornika materiału konferencyjnego kopiowanego na nośniki-pendrajwy i  nagrania pendrajwów/CD dla uczestników Forum w trakcie przebiegu przebiegu Forum.
2.7. Zakwalifikowanie wykładu jako typ A następuje na podstawie deklaracji Wykładowcy wyrażonej w Karcie oraz oceny otrzymanej prezentacji dokonanej przez PIF. PIF ma prawo zweryfikować typ A prezentacji oddając do oceny ekspertowi zewnętrznemu, którego ocena jest ostateczna.
2.8. Wykładowca udziela PIF prawa do udostępnienia kopii prezentacji jako materiału konferencyjnego (patrz Rozdział 3 – Materiał konferencyjny) Forum.
2.9. Zgłoszenia prezentacji, na które Firma zgłaszająca nie udzieli zgody na wprowadzenie do materiału konferencyjnego nie będą nie będą potwierdzane i wprowadzane do programu konferencji.
2.10.PIF zapewnia komputer z podstawowym oprogramowaniem oraz projektor multimedialny niezbędne do instalacji pliku prezentacyjnego i wygłoszenia wykładu.
2.11. W przypadku Wykładowcy mówiącego w języku obcym, wykład musi być tłumaczony przez profesjonalnego tłumacza gwarantującego pełny merytoryczny przekład treści w sposób umożliwiający właściwy odbiór przez słuchaczy (głośność, wyrazistość, fachowe słownictwo). Koszty tłumaczenia wykładu pokrywa Partner/Wykładowca dokonujący zgłoszenia wykładu. Czas tłumaczenia wykładu komercyjnego wliczony jest w czas (15 lub 20 min) zgłoszonego w Karcie wykładu.
2.12. Firma zgłaszająca wykład wskazuje tłumacza i ponosi koszty tłumaczenia.
2.13. Wykładowca zobowiązany jest do zachowania dyscypliny harmonogramu – czas wygłaszania wykładu będzie mierzony. W przypadku przekroczenia przez Wykładowcę ustalonego limitu czasu prezentacja będzie przerywana, po uprzednim – minutę wcześniej – zasygnalizowaniu.
2.14. Wykłady typu B nie będą wydłużone ponad czas zadeklarowany i przewidziany w programie,
2.15. Wygłoszenie wykładu typu B w czasie poniżej zadeklarowanego limitu nie ma wpływu na zafakturowanie cennikowej stawki.
2.16. PIF ma prawo nie wprowadzić do programu lub wycofać z programu konferencji zgłoszony w Karcie wykład, jeśli jego tytuł i/lub treść odbiegają od tematyki Forum , opłata udziałowa nie zostanie terminowo wpłacona lub zostanie wpłacona niezgodnie z wyliczeniem czy też prezentacja zostanie dostarczona po 7.5.2018
2.17. Wstrzymanie wycofania prezentacji z programu konferencyjnego wymagać będzie dodatkowej opłaty wynoszącej 300 zł netto.
2.18. Wykładowca (1 osoba) ma prawo udziału w konferencji bez konieczności wnoszenia opłaty konferencyjnej.
2.19. Wykładowca nie ma prawa pozostawiać żadnych materiałów reklamowych o swojej firmie, wizytówek etc. na sali konferencyjnej, rozdawać ich na sali konferencyjnej przed, w takcie wykładu lub po wykładzie, pozostawiać w recepcji i innych miejscach na terenie Forum, z wyjątkiem ministoiska (Partner).

3.  MATERIAŁ KONFERENCYJNY
3.1. Materiałem konferencyjnym jest:
a) nośnik elektroniczny – pendrajw lub cd z kopiami w formacie zamkniętego PDF dostarczonych przez Wykładowców prezentacji,
b) zgłoszony PIF składnik sponsoringu rzeczowego określony w pakiecie sponsorskim Forum2018
przekazywany zarejestrowanym uczestnikom Forum2018.
3.2. Ulotki, prospekty, foldery, katalogi, filmy (także te wyświetlane podczas wykładu), animacje, gadżety etc. o charakterze komercyjnym – z wyjątkiem punktu 3.1b) powyżej – nie są materiałem konferencyjnym, nie mogą być dołączane do materiału konferencyjnego na nośniku jw. oraz nie mogą być rozdawane przed, w trakcie lub po dokonaniu wykładu podczas konferencji. Mogą one być dystrybuowane w ramach Forum jedynie na ministoisku zgodnie z rozdziałem 4. Partner Forum – Miniwystawa.
3.3. Prezentacje powerpointowe wykładów przeznaczone do materiału konferencyjnego muszą być przygotowane w języku polskim. Przygotowane w innych wersjach językowych muszą zostać fachowo (terminologia) przetłumaczone na polski.

4. Partner Forum – MINI-WYSTAWA
4.1. Firma może uczestniczyć w Forum jako Partner,  wtedy logo Partnera Forum jest dodane do:
a) grupy Partnerów  Forum w  informacji o Forum na www.flekso.pl,
b) oferty udziału w Forum w formacie  PDF  do pobrania na www.flekso.pl,
c) wydrukowanego programu Forum udostępnianego dla  każdego uczestnika podczas Forum,
d) treści co najmniej 1 rolapu z informacją o  Forum umieszczanego na sali konferencyjnej podczas Forum,
e) powitalnego slajdu wyświetlanego w trakcie inauguracji Forum,
f) relacji z przebiegu Forum wraz z linkowaniem do www Partnera  na okres min.3 m-cy  nowość
4.2. Partner Forum ma prawo do ministoiska (typu tabletop) wraz z przydzieloną powierzchnią wystawową (zwanym  “ministoiskiem”).
4.3. Ministoisko ma wymiary: 1,75 m (szerokość) x 1,50 m (głębokość) plus  2,5 m (wysokość), posiada stół + 2 krzesła + tabliczka z nazwą firmy na stole.
4.4. W ramach ministoiska j.w. dopuszcza się dodanie rolapu, banera, „ścianki”, afisza lub podobnego elementu wyposażenia ministoiska, którego szerokość nie jest większa niż 1,75 m. W przypadku ministoiska ponadgabarytowego – kiedy wymiar elementu wyposażenia stoiska jest większy, obowiązuje dodatkowa opłata określona w Cenniku opłat.
4.5. Partner (Wykładowca i/lub Wystawca) Forum wpłaca kwotę udziałową określoną w Cenniku opłat udziałowych.
4.6. Partner ma prawo do reklamowania tylko swoich produktów lub usług na wynajętym dla siebie ministoisku i pod warunkiem, że nie zakłóca ekspozycji innych Partnerów oraz przebiegu Forum.
4.7. Partner ma prawo do zaprezentowania gabarytowych eksponatów po uzyskania uprzedniej zgody PIF i spełnieniu związanych z tym ewentualnych dodatkowych warunków.
4.8.  Reklama poza ministoiskiem (baner, afisz, spacerująca hostessa z identyfikacją firmową i/lub folderami, etc.) jest odpłatna i wymaga zgody PIF .
4.9.  Partner nie jest uprawniony do przekazania ministoiska innym firmom, w tym do eksponowania tabliczki /tabliczek z nazwą innej firmy  – wymaga to zgody PIF i wynajęcia drugiego ministoiska i dokonania cennikowej  wpłaty.
4.10. Partner zobowiązany jest do utrzymywania czystości na ministoisku we własnym zakresie.
4.11. Nie objęcie ministoiska w wyznaczonym terminie Forum jest równoznaczne z odstąpieniem Partnera od udziału w mini-wystawie i nie uprawnia Partnera do żądania zwrotu zapłaconych z tego tytułu należności.
4.12. PIF określa lokalizację ministoisk dla Partnerów z preferencją dla Sponsorów.
4.13. Montaż ministoisk podczas Forum: 20.5.2018 od 18.30 do 23.00, a 21.5.2018 od 7.00 do 9.00. Demontaż 22.5.2018 do 18.00.
4.14. PIF nie ponosi żadnej odpowiedzialności za ubytki i uszkodzenia w ramach ministoiska Partnera, w tym eksponatów przed, podczas i po Forum, ale jednocześnie podejmuje wszelkie dostępne starania, aby należycie chronić mienie Partnera.
4.15.  Do wejścia na salę wystawową w okresie trwania Forum i uczestniczenia w Wystawie jako Partner uprawnia identyfikator.
4.16.  Partner otrzymuje bezpłatnie 1 identyfikator na każde wynajęte ministoisko. Otrzymany identyfikator  uprawnia do udziału w konferencji.
4.17.  Partner ma prawo do zwiększenia do dwóch liczby osób na ministoisku pod warunkiem:
a) zgłoszenia drugiej osoby (imię i nazwisko) w Karcie,
b) wykupienia opłaty konferencyjnej dla drugiej osoby firmy Partnera określonej w Cenniku opłat udziałowych.
4.18.  Obecność trzeciej osoby wymaga wynajęcia drugiego ministoiska (ministoisko zaprojektowane jest dla 2 osób) wg stawki podanej w Cenniku opłat udziałowych pomniejszonej o 50%.
4.19. Partner zobowiązany jest do przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie ochrony przeciwpożarowej i bhp na terenie Forum i Hotelu.

5. ZGŁOSZENIE UDZIAŁU
5.1. Formalną podstawą zgłoszenia udziału w Forum jest:
a) wysłanie kompletnie wypełnionej (wszystkie niezbędne rubryki)  Karty mejlem na: biuro@flekso.pl  w terminie do 28.2.2018,
b) wpłata opłaty udziałowej do 14.3.2018,
c) Partner sam wylicza wysokość opłaty udziałowej w Forum według zasad zawartych w Regulaminie i określonych w Cenniku opłat udziałowych.
5.2. PIF informuje o przyjęciu zgłoszenia udziału firmy w Forum jako Partner przesyłając „Potwierdzenie zgłoszenia udziału w Forum„.
5.3. Brak terminowej wpłaty upoważnia PIF do anulowania dokonanego zgłoszenia udziału w Forum.

6. ODWOŁANIE UDZIAŁU
6.1. Zgłaszający udział w Forum może odwołać swoje zgłoszenie udziału. Odwołanie zgłoszenia dokonywane jest pisemnie pod rygorem nieważności.
6.2. Firmom, które odwołały udział w Forum w terminie przed publikacją programu i listy Partnerów zostanie zwrócona wpłacona na konto PIF opłata.
6.3. Rezygnacja z udziału w Forum po opublikowaniu na www.flekso.pl programu oraz listy Partnerów powoduje obowiązek uiszczenia przez Partnera pełnej opłaty wyliczonej w „Karcie”.

7. CENY I WARUNKI PŁATNOŚCI
7.1. Zobowiązania z tytułu dokonanej prezentacji, wynajętego ministoiska lub innych usług świadczonych przez PIF muszą zostać uregulowane przez Partnera w terminie 7 dni od daty otrzymania faktury i nie później niż 10 dni od daty wy-stawienia faktury.
7.2. Płatnikiem (adresatem faktury) jest Firma wypełniająca „Kartę”.
7.3. Wysokości stawek, na podstawie których dokonywane jest wyliczenie kosztu opłaty udziałowej w Forum podane są w Cenniku opłat udziałowych.
7.4. Do podanych cen należy doliczyć 23% podatku VAT.
7.5. Firma nabywa prawo do udziału w Forum po nadesłaniu prawidłowo wypełnionej „Karty” i wpłacie wyliczonej w Karcie należności zgodnie z terminami płatności.
7.6. Wszelkie należności wynikające z udziału w Forum należy uiścić nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem Forum. Niezapłacenie należności w tym terminie traktowane potraktowane może zostać jako rezygnacja z udziału w Forum. W takim przypadku wcześniej wniesione opłaty nie podlegają zwrotowi i PIF ma prawo zastosować postanowienia punktu 6.3 REGULAMINu.

8. INNE
8.1.PIF nie ponosi odpowiedzialności za szkody w mieniu Partnerów spowodowane przez osoby trzecie, siłę wyższą albo wyłącznie z winy poszkodowanego.
8.2. Fotografowanie, filmowanie wykładów podczas konferencji jak i na miniwystawie pojedynczych ministoisk i eksponatów wymaga uprzedniej zgody PIF .
8.3. Zabronione jest:
a) wnoszenie na teren Forum i Hotelu broni, amunicji i materiałów wybuchowych oraz przedmiotów, których używanie może zagrażać bezpieczeństwu osób przebywających na tym terenie.
b) organizowanie loterii fantowych  itp. przez Partnera  i/lub Wykładowcę.
8.4. Wszelkie reklamacje dot. Forum powinny być zgłaszane pod adresem PIF w formie pisemnej w czasie trwania Forum. Po tym terminie żadne reklamacje nie będą uwzględniane.
8.5. PIF zastrzega sobie prawo do odwołania albo przełożenia terminu Forum jak również dokonania zmian w programie konferencji. W takich przypadkach Partnerowi i/lub Wykładowcy nie przysługuje prawo do odszkodowania.
8.6. W przypadku odwołania Forum z winy PIF przysługuje Partnerowi zwrot wpłaconych kwot bez odsetek.
8.7. PIF ma prawo do filmowania oraz wykonywania zdjęć ministoisk Partnerów, Wykładowców i  ich wykładów dla celów dokumentacyjnych a także publikacji zarejestrowanych obrazów w ramach działań marketingowych i promocyjnych.
8.8. Nie dopuszcza się do organizowania przez Partnera na terenie Forum i Hotelu i w jego bezpośrednim sąsiedztwie akcji reklamowych, prezentacji wyrobów czy jakichkolwiek innych form agitacji czy promocji handlowej, za wyjątkiem realizacji zakresów pakietów sponsorskich Forum.
8.9.  PIF nie ponosi odpowiedzialności cywilnej z tytułu zdarzeń wynikłych podczas Forum.
8.10. Wypełnienie i wysłanie do PIF Karty jest równoznaczne z przyjęciem postanowień Regulaminu.
8.11.Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu udziału w Forum będą rozstrzygane przez właściwy rzeczowo sąd powszechny w Warszawie.
8.12. Dla rozstrzygania ewentualnych sporów przyjmuje się jako obowiązujący tekst REGULAMINu w języku  polskim. Prawem obowiązującym przy interpretacji postanowień REGULAMINu jest prawo polskie.

Zapraszamy