I. Postanowienia ogólne
1. Organizatorem Konferencji Fleksografów 2026 (dalej „Konferencja”) jest Polska Izba Fleksografów z siedzibą przy ul. T. Borowskiego 2 lok. 311, 03-475 Warszawa (dalej „Organizator”).
2. Termin Konferencji: 16–18 marca 2026 r.
3. Miejsce Konferencji: Airport Hotel Okęcie, ul. Komitetu Obrony Robotników 24, 02-148 Warszawa.
4. Regulamin określa zasady udziału w Konferencji oraz prawa i obowiązki jej uczestników.
5. Każda osoba przebywająca na terenie Konferencji zobowiązana jest do przestrzegania niniejszego Regulaminu.

II. Rejestracja i udział w Konferencji
1. Udział w Konferencji wymaga wcześniejszej rejestracji poprzez formularz udostępniony przez Organizatora na stronie internetowej www.flekso.pl.
2. Warunkiem udziału w Konferencji jest:
o prawidłowe wypełnienie formularza rejestracyjnego,
o akceptacja niniejszego Regulaminu,
o dokonanie opłaty za udział w Konferencji.
3. Liczba miejsc jest ograniczona. O udziale decyduje kolejność zgłoszeń oraz termin dokonania płatności.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia bez podania przyczyny.

III. Opłaty i płatności
1. Koszt uczestnictwa w Konferencji obejmuje świadczenia wskazane w ofercie i na stronie internetowej wydarzenia.
2. Po dokonaniu rejestracji uczestnik otrzyma fakturę drogą elektroniczną.
3. Opłatę za udział w Konferencji należy uiścić przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze w terminie na niej określonym.
4. Brak płatności w wyznaczonym terminie może skutkować anulowaniem rejestracji.

IV. Rezygnacja z udziału i zwroty
1. Rezygnację z udziału w Konferencji należy zgłosić mailowo na adres: biuro@flekso.pl.
2. Zwrot 100% opłaty przysługuje w przypadku rezygnacji zgłoszonej do dnia 2 marca 2026 r.
3. W przypadku rezygnacji po tym terminie opłata nie podlega zwrotowi.
4. Możliwe jest wskazanie innej osoby w miejsce zarejestrowanego uczestnika po wcześniejszym uzgodnieniu z Organizatorem.

V. Zakwaterowanie
1. Rezerwacja noclegów w Airport Hotel Okęcie odbywa się indywidualnie przez uczestników Konferencji.
2. Uczestnicy mogą skorzystać z preferencyjnych stawek hotelowych obowiązujących do 28 lutego 2026 r. po podaniu hasła przekazanego przez Organizatora po rejestracji.
3. Preferencyjne ceny pokoi (za dobę, ze śniadaniem) wynoszą:
Doba 16/17 i 17/18.03:

• Pokój 1-osobowy Comfort — 395 zł netto + 8% VAT
• Pokój 2-osobowy Comfort — 445 zł netto + 8% VAT
• Pokój 1-osobowy Business — 445 zł netto + 8% VAT
• Pokój 2-osobowy Business — 495 zł netto + 8% VAT

4. Liczba pokoi w cenach preferencyjnych jest ograniczona. O dostępności decyduje kolejność rezerwacji.
5. Doba hotelowa rozpoczyna się o godz. 15:00 w dniu przyjazdu i kończy o godz. 12:00 dnia następnego.
6. Parking na terenie hotelu jest dodatkowo płatny zgodnie z aktualnym cennikiem hotelu.
PARKING ZEWNĘTRZNY 30 PLN BRUTTO/DOBA
GARAŻ PODZIEMNY 50 PLN BRUTTO/DOBA.
7. Na terenie hotelu podczas trwania Konferencji obowiązuje zakaz wnoszenia alkoholu zakupionego poza obiektem hotelowym.

VI. Zasady bezpieczeństwa
1. Uczestnicy są zobowiązani do przestrzegania przepisów BHP, przeciwpożarowych, sanitarnych oraz administracyjnych obowiązujących na terenie obiektu.
2. Uczestnicy zobowiązani są stosować się do poleceń Organizatora oraz obsługi hotelu związanych z bezpieczeństwem i organizacją wydarzenia.

VII. Odpowiedzialność
1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy należące do uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
2. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone przez siebie na terenie obiektu konferencyjnego lub hotelu.

VIII. Dane osobowe (RODO)
1. Administratorem danych osobowych uczestników jest Polska Izba Fleksografów.
2. Dane osobowe przetwarzane są w celu organizacji i realizacji Konferencji, kontaktu z uczestnikami oraz realizacji obowiązków księgowych i podatkowych.
3. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do udziału w Konferencji.
4. Uczestnik ma prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia sprzeciwu zgodnie z przepisami RODO.
5. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych znajdują się w Polityce Prywatności dostępnej na stronie Organizatora.

IX. Wizerunek
1. Uczestnictwo w Konferencji jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na nieodpłatne utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku uczestnika w materiałach fotograficznych, filmowych i promocyjnych związanych z działalnością Organizatora.
2. Materiały te mogą być publikowane w szczególności na stronach internetowych, w mediach społecznościowych oraz w materiałach informacyjnych i promocyjnych Organizatora.

X. Postanowienia końcowe
1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie Konferencji oraz do wprowadzenia zmian w niniejszym Regulaminie.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem decyzje podejmuje Organizator.
3. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji na stronie internetowej Konferencji.